À la FÉMC, nos membres nous ont dit qu’il y avait un besoin d’accès à l’enseignement sur la gestion de la pratique. Nous avons fait appel à une experte nationale en matière de gestion des dossiers et des flux de travail, la Dre Sarah Smith, pour combler cette lacune. Le 21 octobre 2024, la Dre Sarah Smith a présenté aux membres du PABP un webinaire très suivi sur les stratégies efficaces de réorganisation de la journée clinique afin d’améliorer le flux de travail et de rentrer plus tôt à la maison.
La Dre Sarah Smith est médecin de famille en milieu rural, omnipraticienne et urgentologue en milieu rural. Elle est reconnue dans le milieu médical en tant que conseillère pour les journées cliniques et formatrice sur la gestion des dossiers pour les médecins, les résidents, les registraires et les cliniciens. La Dre Smith se passionne pour la réduction de l’épuisement professionnel et de l’épuisement administratif en proposant des stratégies spécifiques visant à aider les médecins et les cliniciens à créer une pratique clinique durable dans leurs contextes cliniques.
Voici les principaux conseils qui sont ressortis de son webinaire :
1. Comment est-ce que je gère les patients tardifs pour que ma journée continue de se dérouler comme prévu?
Vous pouvez créer une politique en cas d’arrivée tardive. À vous de choisir. Si vous décidez de recevoir des patients en retard, veillez à ce que les consultations soient ciblées et efficaces. Communiquez les limites de temps aux patients avec gentillesse mais fermeté. Si nécessaire, sortez et ajustez l’horaire avec votre personnel (par exemple, pour reprogrammer les patients qui sont déjà dans la salle d’attente ou les informer des retards).
Conseil de discussion : « Nous sommes heureux de vous voir aujourd’hui. Comme nous ne disposons que de peu de temps, concentrons-nous sur votre problème le plus urgent. »
2. Comment est-ce que j’optimise ma journée clinique et prévois une charge de patients gérable?
Il n’existe pas de modèle unique pour une journée clinique. Examinez votre pratique pour déterminer combien de temps prend chaque interaction et identifier les tendances. Ajustez votre horaire en fonction de la réalité de votre journée. Par exemple, prévoyez une période tampon pour les cas urgents ou fixez des limites à la durée de votre journée. Si les rendez-vous dépassent régulièrement la durée prévue, réfléchissez à la nécessité de modifier l’horaire, votre style de communication avec les patients ou vos stratégies de gestion du temps. Restez curieux et ouvert pour essayer différentes adaptations de l’emploi du temps et créer un flux de travail plus efficace.
3. Comment puis-je respecter mon horaire alors que je dois préparer des références et de la documentation clinique?
Si une orientation est nécessaire et que le temps le permet, effectuez-la immédiatement au cours de la consultation afin de ne pas prendre de retard. Le patient peut vous aider à obtenir les informations nécessaires, par exemple : « Avez-vous déjà subi une intervention chirurgicale sur ce genou? ».
Conseil de discussion : « Prenons quelques minutes pour faire cette recommandation ensemble, afin que vous soyez prêt avant de partir ».
4. Comment est-ce que je gère les patients qui présentent de nombreux problèmes?
Examinez la liste et choisissez de traiter d’abord les problèmes les plus importants. Obtenez les renseignements dont vous avez besoin pour évaluer les signaux d’alarme. Expliquez clairement pourquoi les contraintes de temps nécessitent des consultations ciblées. Proposez de prendre des rendez-vous de suivi pour aborder les questions restantes. Envisagez d’autres ressources dans leur cercle de soins (par exemple, peuvent-ils être vus par la clinique de résidents, un autre médecin ou clinicien qui a un meilleur accès aux soins urgents dans votre région).
Conseil de discussion : « Je veux m’assurer que nous abordons ce qui est le plus important pour vous. Concentrons-nous aujourd’hui sur le problème principal, et nous réserverons du temps pour discuter des autres problèmes. » … « J’ai été ravie de vous voir aujourd’hui. »
5. Comment est-ce que je gère le volume élevé de patients qui se présentent sans rendez-vous?
Essayez de terminer les notes du patient en temps réel. Les dossiers doivent être succincts et se concentrer sur les détails clés nécessaires à la continuité. Si un problème complexe et chronique survient lorsqu’un patient se présente sans rendez-vous, commencez le travail initial et prenez un rendez-vous de suivi pour une évaluation plus approfondie.
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